Tiimin suorituskyky: perusosaamiset

Tiimin jäsenten persoonallisuuden yhteyttä sen tehokkuuteen koskevat meta-analyysit (Bell, 2007; Prewett et al., 2009) nostavat esiin kaksi tekijää. Jäsenten yhteenlaskettu tehtäväkeskeisyys toistaa jo tovin vakiintunutta havaintoa yksilöiden työmenestyksen parhaasta ennustajasta. Toisena tiimin suoritustehokkuutta ennustavana tekijänä on yhteistyöhakuisuus, joka puolestaan ei juuri ennusta yksilöiden perinteisesti mitattua menestystä työssä. Huomionarvoista on myös että jäsenten ulospäinsuuntautuneisuus ei ennusta tiimin tehokkuutta vaikka se ennustaa yksilöiden menestymistä johtamis- ja vaikuttamistehtävissä.

Motivaatioista juontuvien toiminnallisten osaamisten ohella kiinnostus on laajentunut eri ajattelutavoista juontuvaan tiedonkäsittelyn osaamiseen. Lisääntyvän tietotyön sekä datasentristen organisaatioiden myötä työtiimejä on alettu yhä enemmän katsomaan tiedonkäsittelijöinä. Aggarwal ryhmineen esitteli melkeinpä sadan tiimin tutkimuksensa osoittavan että ajattelutapojen monimuotoisuus ennusti tiimien kollektiivista älykkyyttä ja oppimiskykyä (Aggarwal et al., 2019). Toiminnallisen suorituskyvyn lisäksi tuleekin tiimin tiedonkäsittelyä, suunnittelua ja ongelmanratkaisua tarkastella omana alueena.

Tiimien laaja kirjo

Organisaatioissa on tehtäväsisällöiltään hyvin erilaisia tiimejä joista tavallisimpia ovat johtoryhmät, tuotantotiimit, palvelutiimit ja projektiryhmät. Muita työtiimejä ovat mm. erilaiset ohjaus- ja neuvontaryhmät sekä monenlaiset tilannekohtaisesti käynnistyvät ja kokoonpantavat ryhmät kuten sairaalan leikkaustiimit. Tiimien kirjavuutta lisää se että ne toimivat yhä useammin virtuaalisina kokoonpanoina.

Tiimien hyvin laaja kirjo edellyttää enemmän tutkimusta ja selvittelyä siitä minkälaista tehtäväkeskeisyyttä ja yhteistyöhakuisuutta tarkkaan ottaen tarvitaan. Tai, tarvitaanko jotain kolmatta tai neljättä, esimerkiksi tiedonkäsittelyä koskevaa osaamiselementtiä ja niiden keskinäisiä suhteita. Esimerkiksi, mikä olisi hyvä tasapaino tiimissä vallitsevan analyyttisen ja intuitiivisen ajattelutavan välillä. Varmastikin suorittavat, suunnittelevat, palvelevat ja luovat tiimit tarvitsevat erilaisia osaamisprofiileja.

Yleiset ja erityiset osaamiset

Alla oleva kuvio esittää joukon tiimien yleisiä ja erityisiä osaamisia joiden ajureina ovat tiimin jäsenten motiivit, ajattelutavat ja asenteet.



Laatu vs. tuloshaku

Kaiketikin yleisin osaaminen koskee laadun vs. tuloksen painoarvoa tiimin toiminnassa. Joissain tiimeissä osaaminen on kykyä tuottaa erittäin viimeisteltyjä sekä virheettömiä suoritteita tai palveluja. Toisissa tiimeissä osaaminen tarkoittaakin kykyä tuottaa suurta suoritteiden tai palvelujen määrää. Kallistumat jompaan kumpaan suuntaan voivat johtaa epäsuotuisiin seuraamuksiin, tulosmäärän maksimointiin laadun kustannuksella tai kalliin, mutta tarpeettoman ylilaadun tekemiseen. Toki laatu- ja tuloshakuisuuden tasapainon tulisi vastata myös tiimin asiakaspinnan todellisia tarpeita.

Nykyiset vs. uudet prosessit

Miltei yhtä yleisesti erilaisten tiimien suoriutumista erottelee tiedonkäsittelyä koskeva, suunnittelun ja ongelmanratkaisun painottuminen nykyprosessien toteuttamiseen tai uusien prosessien luomiseen. Nykyprosessien toteuttaminen on osaamista yleensäkin operatiivisissa tehtävissä ja standardimaisia prosesseja sisältävissä toiminnoissa kuten hallinnossa, kunnossapidossa ja turvallisuustoiminnoissa. Uusien prosessien luominen on osaamista luovissa toiminnoissa kuten T&K, markkinointi ja strateginen suunnittelu.

Varovaisuus vs. riskinotto

Päätöksenteon ja toimeenpanon varovaisuus vs. riskinotto on kolmas yleinen tiimejä erotteleva ulottuvuus. Varovainen, riskejä minimoiva, tarkisteleva ja aikaa vaativa tapa on osaamista kun tiimin tehtävät edellyttävät suurta tietomäärää, asioiden etukäteistä selvittämistä tai valmistelua ja tietysti silloin kun päätökset koskevat henkeä, terveyttä tai suuria taloudellisia arvoja. Riskiä ottava ja nopea päätöksenteko ja toimeenpano on osaamista kun tehtävät koskevat selkeitä ja yksinkertaisia kokonaisuuksia tai kun tiimi toimii kilpaillussa ympäristössä. -- Oikeanpuolisen sarakkeen erityiset osaamiset koskevat kapeamman alaista toimintaa. Myynti, markkinointi, tiedottaminen, neuvonta, palvelu ja neuvottelu ovat erilaisia ja eri tiimeille erilailla tärkeitä osaamisia.

Tiimin osaamisten inventointi

Yksittäisten osaamisten tarkastelun lisäksi WOPI konseptilla voidaan toteuttaa tiimin osaamisten kokonaisvaltainen ja yksityiskohtainen, neljätoista perusosaamista kattava inventointi ja kehitysohjelma. Mikäli tiimin jäsenet täyttävät WOPI testin, tiimitason tarkastelusta voidaan jatkaa yksittäisten tiimin jäsenten osaamispanosten tarkasteluun.

Tiimin kehittämisohjelmaa varten tärkeintä on ensin pyytää tiimiläisiä arvioimaan tiimin NYKYISTÄ sekä TAVOITELTAVAA osaamista "Ryhmän perusosaamiset" -lomakkeella PDF-muodossa. Tiimiläisten arvion lisäksi on hyödyllistä pyytää jo vastuuasemansa puolesta tärkeä tiiminvetäjän näkemys tavoiteltavasta osaamisesta. Myös jokin muu, ulkoinen taho voi arvioida tiimin nykyistä ja tavoiteltavaa osaamista. Tiimin jäsenten nykyisen ja tavoitetilan arvioista lasketaan keskiarvot, joita verrataan keskenään jolloin suurimmat erot osoittavat tärkeimpiä osaamisen kehityskohteita. Valaisevaa olisi myös vertailla tiimin tunnistamia kehitystarpeita tiiminvetäjän tai jonkun ulkoisen tahon näkemyksiin.

Eräs kuntasektorin palvelutiimi arvioi kehityskohteikseen voimakkaamman esilletulon sidosryhmilleen, aktiivisemman viestinnän ja yhteydenpidon ja kolmantena paremmat mahdollisuudet odottaa työssään onnistumista. Tiiminvetäjän arvio kävi yksiin kolmen kehityskohteen osalta. Näiden lisäksi hän arvioi osaamisen kohentuvan ja sujuvoituvan mikäli tiimi luopuu tai loiventaa yksityiskohtiin paneutumista sekä virheiden välttelyä. Toinen tiiminvetäjän arvioima kehittämiskohde oli loiventaa sen liiallista asiakaspinnan kuuntelua eli luottaa enemmän omiin päätöksiin. Arvioinnit johtivat tiimin tärkeiden osaamisten hahmottamiseen ja sanallistamiseen.

Tiimiläisten ja tiiminvetäjän arviot sen nykyisistä sekä tavoitelluista osaamisista antavat hyvät eväät tiimin suorituskyvyn kehittämiseen. Ne luovat yhteisen sitoutumisen, joka on kehittämiselle välttämätöntä. Kehitysohjelmaa syventävänä elementtinä osaamisten vertailuun voidaan lisätä tiimin osaamispotentiaalin mittaus WOPI testillä. Se osoittaa minkälaiset motivaatio-, ajattelu- ja asenneresurssit tiimillä olisi toteuttaa tarvittavaa osaamista. Auditoinneissa ja kehitysohjelmissa käytettävä "Ryhmän perusosaamiset" profiili osoittaa myös tiimin yksittäisten jäsenten panoksia tiimin osaamisessa joka toki tekee kehitysohjelmasta mittavamman. Seuraavassa tiimiauditointeja WOPI testillä.

Neljän tiimin auditointi

Erään listatun yhtiön HR-tiimin jäsenten keskiarvoinen, MUIDEN NEUVONTAA ohjaavan empatian pistearvo ylitti merkitsevästi yleiset viitenormit. Toisin sanoen tiimiltä voidaan odottaa HR:n ehkä tärkeintä osaamista, muiden aktiivista neuvontaa, tukea ja ohjausta.

Kahden suuren pörssiyhtiön HR-tiimien osaamispotentiaalien vertailu osoitti toisessa selkeästi laaja-alaisempaa tapaa HAHMOTTAA ASIOITA. Molempien strategiana oli lunastaa menestymisen mahdollisuutensa paraikaa mullistuvassa tietoteknologiassa. Laaja-alaisemmin hahmottavalla tiimillä on toista huomattavasti paremmat edellytykset ymmärtää ja suunnitella ohjaustoimintaansa muuttuvassa tietomaailmassa.

Osaamisen vajeeseen puolestaan viittaa valmistavan teollisuuden tehtaan johtoryhmän osoittama harvinaisen voimakas kallistuma faktahakuiseen tapaan LÄHESTYÄ ASIOITA. Vaikka ideahakuista lähestymistapaa ei toki pidetä valmistuksen ydinosaamisena, on näin voimakas faktapainotus omiaan miltei poissulkemaan uusien ideoiden ja avausten heräämisen joryn suunnittelussa ja ongelmanratkaisussa. Tiimeillä on taipumus luoda itseään ruokkivia käyttäytymisnormeja ja voimakas faktapainotus voi johtaa siihen, että uusien avausten esittämistä pidetään jopa naurettavana.

Perusosaamisten jalkauttaminen tiimin omaan ympäristöön

Valmentajan tulee aina "jalkauttaa" sisällöltään laveat perusosaamiset tiimin omaan liiketoiminta- tai substanssiympäristöön. Pitää siis selvittää mitä kukin perusosaaminen tarkoittaa tiimin omassa toimintaympäristössä. Toimialojen ja toimintojen osaamisia on melko helppo tunnistaa. Esimerkiksi ulkoinen esilletulo on myyntitiimin ydinosaamista mutta sen merkitys tuotantotiimille on melko rajallinen.

Tiimien osaamishaasteet vaihtelevat myös toimialojen ja toimintojen sisällä. Ulkoinen esiintulo tarkoittaa esim. tiimin kaikenpuolista maineen edistämistä, markkinointia ja näytteille panemista tarkoituksena johtaa ja vaikuttaa tiimin tärkeisiin yleisöihin sekä sidosryhmiin. Tärkeät kohdeyleisöt pitää tunnistaa: onko se esim. kuntaympäristön tiimille jokin hallinnollinen sidosryhmä vai palveluasiakkaat vai molemmat.

Arviointilomake ohjeistaa laveiden perusosaamisten sisältöjen ymmärtämiseen. On kuitenkin hyödyllistä ennen arviontekoa ja WOPI resurssitulosten vastaanottoa selvittää perusosaamisten merkityksiä tiimin omassa ympäristössä. HR asiantuntija ei toki voi yksityiskohtaisesti tuntea eri toimialoja ja tehtäväalueita jolloin johdattelevan istunnon järjestäminen on suureksi hyödyksi. Perusosaamisten onnistunut jalkauttaminen liittää ne saumattomasti tiimin toimintaan jolloin muutosten aikaansaanti on konkreettista.

Lopuksi

Tiimin yhteistoiminnasta alkava ja sen suorituskykyyn huipentuva kaksivaiheinen tiimin kehittämisohjelma tarjoaa vahvan ja konkreettisen toimenpidekokonaisuuden tiimien kehittämiseen. Suorituskyvyn osuus voidaan toteuttaa pelkästään tiimitasolla tai siihen voidaan liittää yksittäisten jäsenten arviointi, joka tekee ohjelmasta mittavamman.